Több, mint tíz év telt el azóta, hogy annak idején Kerner Tibortól (többek között) időgazdálkodást tanultam. Addig én sem rendelkeztem tervekkel, nagyjából az emberek azon 60%-ához tartozva, akik a lesz, ahogy lesz elve szerint igyekeztek evickélni a mindennapokban, leginkább a túlélésre játszva. Minden indokom megvolt rá persze négy gyerekkel, akik mindössze öt és fél év leforgása alatt születtek, és akik közül akkoriban a legidősebb is csak 10 éves volt. A teljes szétesés állapotából indultam tehát, de innen szép nyerni.
Az ott tanultak közül talán a legfontosabb az volt számomra az ezernyi feladat között őrlődve, és neked is ezt tudom mondani megnyugtatásul, hogy mindenre SOHA nincsen idő. Viszont a legfontosabb dolgaidra MINDIG akad. Feltéve persze, ha a kevésbé fontos és lényegtelen dolgokat – úgy nagyjából a tevékenységeid 80%-át – képes leszel húzni, halogatni, delegálni. eliminálni. Ezek azok a dolgok, amikkel kiválóan el lehet bíbelődni amúgy napestig. Hogy most inkább azzal a 20%-kal vagy így, amit tényleg fontos és elengedhetetlen lenne elvégezned? Megnyugtatlak, a legtöbben ebben a cipőben járnak és pont ez az egyik fő oka annak, hogy egyhelyben tipródnak.
Több mindent is megtehetsz ahhoz, hogy ez apránként változzon. Most, ha már átrágtad magadban, mik a legfőbb céljaid, amiket el szeretnél érni a munkád, a személyes kapcsolataid, az egészséged, a mentális fejlődésed vagy a pénzügyeid terén, és többé-kevésbé tisztában vagy azzal is, hogy milyen apró lépések fognak előbb-utóbb eljuttatni odáig, meg kellene szabadulnod a sallangtól, ami még mindig visszahúz.
Gondold át, mi az, ami mentálisan vagy fizikailag lefoglalja az energiáidat, ám nem visz közelebb a céljaidhoz. Netezés? Sorozatnézés? Online vásárolgatás? Haszontalan porfogók gyűjtögetése? Idő, idó, idő. És persze eltékozolt energia.
Tervezd meg minden napodat. Igen, jól hallottad. Nem percenkénti beosztásra van szükséged (néha az sem árt, bár engem például kifejezetten feszélyez). Csupán írj egy listát mindazokról a feladatokról, amelyeket rendszerint el kellene végezned a nap végére. Írd fel azt is, hogy ezekre a tevékenységekre mennyi időt kell szánnod. A listádba tedd bele azokat a dolgokat is, amelyeket az áhított, közép vagy hosszú távú céljaid elérése érdekében lenne jó elvégezned. A napod 24 órából áll, aludnod sem árt, ha a céljaid közé tartozik az alvásrendezés, akkor az arra szánt idődet pláne jegyezd fel.
Ezután már egyszerűen priorizálhatod őket, hogy szelektálni tudd azokat a tevékenységeket, amelyek se nem fontosak, se nem sürgősek. Az én könyvtáros agyam betűkkel operál, ám ha színeket szeretnél használni hozzá, rajta.
Az „A” prioritásúak azok a feladatok, amelyeket meg KELL csinálnod. Ezek olyan fontos és sürgős dolgok, amelyekre mindenképp időt kell tervezned a mindennapokban. Mert van egy határidős munkád, amit le kell adnod, egy megbeszélésed aznap, fel kell hívnod valakit… Ezekkel a feladatokkal kell foglalkoznod tehát mindaddig, ameddig el nem készülsz velük.
„B” prioritásúak lesznek azok, amelyeket meg KELLENE csinálnod. Ezek a feladatok fontosak, ám nem sürgetőek. Gyakran vacillálunk velük, mert könnyű halogatni őket, ha nincsenek betervezve és a nap egy bizonyos részére dedikálva. Ide tartoznak azok a feladatok, amelyek kulcsfontosságúak a fejlődésed és a közép-, illetve hosszútávú céljaid szempontjából. Hacsak nem válnak idővel halaszthatatlanná – miáltal rögtön „A” prioritásúak lesznek –, vagy nem lehet őket pár perc alatt elintézni, az „A” feladatok elvégzése után illeszd be ezeket is a napirendedbe.
A „C” kategóriába tartoznak azok a dolgok, amelyeket JÓ LENNE megcsinálnod. Még mindig a te feladatod, de nem annyira fontos, a hosszú távú céljaidat pedig nem is befolyásolja. Ezekkel, hacsak nem kerülnek idővel előbbre a rangsorban, két dolog szokott történni. Átrakhatod őket
a „D”, vagyis delegálható kategóriába, mert más is (férj, feleség, gyerek, rokon, munkatárs, szomszéd, barát) is el tudja végezni. Ez esetben, különösen, ha hasonlóan hozzám, úgy érzed, az a biztos, amit te csinálsz meg, meglehetősen kemény munkát kell végezned magadon ahhoz, hogy el tudd engedni a maximalizmusodat. Nem kell mindig mindennek tökéletesnek lennie. (Hidd el, fogom a fejem rendesen, miközben ezeket a sorokat írom, van vele teendőm még jócskán.)
Végül létezik egy „E”, vagyis eliminálható kategória is a „C” kategóriás feladatok süllyesztőjeként. Ezek a dolgok azok, amelyeket annyi ideig lehet magukra hagyni, hogy végül okafogyottá válnak, illetve szó szerint megoldják magukat. Szerencsés alkat az, aki vidáman tudja nézni őket, ahogy elsüllyednek az idő végtelen óceánjában.
Az utolsó három kategóriát figyelembe véve látható, hogy a napi rohangálásaink 80%-a valójában talán nem is annyira szükségszerű. Ha lassanként el tudod hagyni mindazokat a dolgokat, amelyek visszahúznak, könnyebben tudsz a céljaidra összpontosítani.
A következő bejegyzésben az erőforrásaidat vesszük górcső alá.