Több, mint tíz év telt el azóta, hogy annak idején Kerner Tibortól időgazdálkodást tanultam. Addig én sem rendelkeztem tervekkel, nagyjából az emberek azon 70%-ához tartozva, akik a lesz, ahogy lesz elve szerint igyekeztek evickélni a mindennapokban, leginkább a túlélésre játszva. Minden indokom megvolt rá persze négy gyerekkel, akik mindössze öt és fél év leforgása alatt születtek, és akik közül akkoriban a legidősebb is csak 10 éves volt. A teljes szétesés állapotából indultam, de innen szép nyerni.
Az ott tanultak közül talán a legfontosabb az volt számomra az ezernyi feladat között őrlődve, és neked is ezt tudom mondani megnyugtatásul, hogy mindenre SOHA nincsen idő. Viszont a legfontosabb dolgaidra akad. Feltéve persze, ha a kevésbé fontos és lényegtelen dolgokat – úgy nagyjából a tevékenységeid 80%-át – képes leszel húzni, halogatni, delegálni, eliminálni. Ezek azok a dolgok, amikkel kiválóan el tudunk bíbelődni amúgy napestig. Hogy most inkább azt a 20%-ot halogatod, ami tényleg fontos és elengedhetetlen lenne elvégezned? Megnyugtatlak, a legtöbben ebben a cipőben járnak és pont ez az egyik fő oka annak, hogy egy helyben tipródnak.
Több mindent megtehetsz, hogy ez apránként változzon. Ha tudod, mik a legfőbb céljaid, amiket el szeretnél érni a munkád, a személyes kapcsolataid, az egészséged, a mentális fejlődésed vagy a pénzügyeid terén, és többé-kevésbé tisztában vagy azzal is, hogy milyen apró lépések fognak előbb-utóbb eljuttatni odáig, meg kellene szabadulnod a sallangtól, ami még mindig visszahúz.
Gondold át, mi az, ami mentálisan vagy fizikailag lefoglalja az energiáidat, ám nem visz közelebb a céljaidhoz. Social média görgetés? Sorozatnézés? Online vásárolgatás? Haszontalan porfogók gyűjtögetése? Idő, idő, idő. És persze eltékozolt energia.
Tervezd meg minden napodat. Igen, jól hallottad. Nem percenkénti beosztásra van szükséged (néha az sem árt, bár engem például kifejezetten feszélyez). Csak egy listát mindazokról a feladatokról, amelyeket rendszerint el kellene végezned a nap végére. Írd fel azt is, hogy ezekre a tevékenységekre mennyi időt kell szánnod. A listádba tedd bele azokat a dolgokat is, amelyeket az áhított, közép vagy hosszú távú céljaid elérése érdekében lenne jó elvégezned. A napod 24 órából áll, aludnod sem árt, ha a céljaid közé tartozik az alvásrendezés, akkor az arra szánt idődet pláne jegyezd fel.
Ezután már egyszerűen priorizálhatod őket, hogy szelektálni tudd azokat a tevékenységeket, amelyek se nem fontosak, se nem sürgősek. Az én könyvtáros agyam betűkkel operál, ám ha színeket szeretnél használni hozzá, rajta.
Az „A” prioritásúak azok a feladatok, amelyeket meg KELL csinálnod. Ezek olyan fontos és sürgős dolgok, amelyekre mindenképp időt kell tervezned a mindennapokban. Mert van egy határidős munkád, amit le kell adnod, egy megbeszélésed aznap, fel kell hívnod valakit… Ezekkel a feladatokkal kell foglalkoznod tehát mindaddig, ameddig el nem készülsz velük.
„B” prioritásúak lesznek azok, amelyeket meg KELLENE csinálnod. (szülőatyám szerint a “kellene” a legkellemetlenebb magyar szó.) Ezek a feladatok fontosak, ám nem sürgetőek. Gyakran vacillálunk velük, mert könnyű halogatni, ha nincsenek betervezve és a nap egy bizonyos részére dedikálva. Ide tartoznak azok a feladatok, amelyek kulcsfontosságúak a fejlődésed és a közép-, illetve hosszútávú céljaid szempontjából. Hacsak nem válnak idővel halaszthatatlanná – miáltal rögtön „A” prioritásúak lesznek –, vagy nem lehet őket pár perc alatt elintézni, az „A” feladatok elvégzése után illeszd be ezeket is a napirendedbe.
A „C” kategóriába tartoznak azok a dolgok, amelyeket JÓ LENNE megcsinálnod. Ezek még mindig a te feladataid, de nem annyira fontosak, a hosszú távú céljaidat pedig nem is befolyásolják. (egyelőre) Ezekkel, hacsak nem kerülnek idővel előbbre a rangsorban, két dolog szokott történni. Átrakhatod őket
a „D”, vagyis delegálható kategóriába, mert más is (férj, feleség, gyerek, rokon, munkatárs, szomszéd, barát, házőrző eb) is el tudja végezni. Ha hasonlóan hozzám, te is úgy érzed, az a biztos, amit magad csinálsz meg, meglehetősen kemény munkát kell végezned ahhoz, hogy el tudd engedni a maximalizmusodat. De nem kell mindig mindennek tökéletesnek lennie. (Hidd el, fogom a fejem rendesen, miközben ezeket a sorokat írom, van vele teendőm még jócskán.)
Végül van egy „E”, vagyis eliminálható kategória is a „C” kategóriás feladatok süllyesztőjeként. Ezek a dolgok azok, amelyeket annyi ideig lehet magukra hagyni, hogy végül okafogyottá válnak, illetve szó szerint megoldják magukat. Szerencsés alkat az, aki vidáman tudja nézni őket, ahogy elsüllyednek az idő végtelen óceánjában.
Az utolsó három kategóriát figyelembe véve látható, hogy a napi rohangálásaink 80%-a valójában talán mégsem annyira szükségszerű. Ha lassanként el tudod hagyni mindazokat a dolgokat, amelyek visszahúznak, könnyebben tudsz a céljaidra összpontosítani.
Az időgazdálkodás egy másik aspektusa az az idő, amikor valóban hasznosnak érzed azt, amit teszel és örömmel is csinálod mindezt. Gyakran érezzük azt, hogy nincs elegendő időnk. de vajon tényleg így van ez? Erről ír Cassie Holmes, a Hasznos idő című könyvében – és persze én is, a szubjektív könyvajánlóban.